Excel 2016 – Freigabe von Arbeitsmappen – Anleitung – S0197-P

Beschreibung

In Firmen werden Excel-Dateien oft auf einem firmeninternen Netzlaufwerk gespeichert. Dadurch haben mehrere Personen Zugriff. Wird eine solche Datei von einem Mitarbeiter geöffnet, ist die
Bearbeitung standardmäßig für andere Mitarbeiter gesperrt. Die Datei kann nur noch zum Lesen geöffnet werden. Um das gleichzeitige Bearbeiten zu ermöglichen, muss die sogenannte Freigabe aktiviert werden.

Eine andere Möglichkeit, Excel-Dateien gemeinsam zu bearbeiten, besteht durch die Speicherung der Datei in der Microsoft-Cloud. Da die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten aber auf US-amerikanischen Servern liegen, verzichten viele deutsche Firmen aus datenschutzrechtlichen Gründen auf diesen Dienst.

Das Durcharbeiten dieser Aufgabe ist aufwendiger als bei anderen Excel-Aufgaben. Beachten Sie, dass Sie hierfür zwei Windows-Benutzerkonten benötigen. Nur so kann ein gemeinsamer Zugriff auf eine Excel-Datei simuliert werden. Außerdem muss die Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden. Beide Windows-Benutzerkonten müssen auf diesen Speicherort zugreifen können.

In dieser Anleitung arbeiten zwei Personen an einer Excel-Datei. Sie heißen Andrea und Michael. Um die Arbeitsschritte den jeweiligen Personen zuordnen zu können, ist der Name des jeweiligen Mitarbeiters vor jedem Arbeitsschritt notiert. Suchen Sie sich für diese Übung am besten einen Übungspartner und sprechen Sie sich ab, wer von Ihnen welche Rolle übernimmt. Optimal wäre es, wenn Sie direkt nebeneinandersitzen. Dadurch kann jeder sehen, was auf dem Rechner des anderen passiert. Vorgänge, die von beiden Personen durchgeführt werden müssen, sind mit dem Hinweis Beide vor der Anweisung gekennzeichnet.

Das Freigeben von Arbeitsmappen ist sehr praktisch, wenn eine Excel-Datei in einem Unternehmen häufig von mehreren Personen genutzt wird. Das Freigeben bringt aber auch ein paar Einschränkungen mit. Lesen Sie hierzu den Artikel:

https://www.tabellenexperte.de/das-kreuz-mit-freigegebenen-arbeitsmappen-in-excel/

Inhalte

• Freigabe einer Datei zur gemeinsamen Bearbeitung in einem internen Netzwerk
• Bearbeitungskonflikte bei Excel-Dateien
• Änderungen annehmen
• Einschränkungen für freigegebene Dateien